Estrategias de información en una organización
Las estrategias de información (IS) representan un plan estratégico de alto nivel para la gestión de la información de la organización y sus recursos.
La verdad el concepto es mucho mas complejo, ya que no se puede ver la estrategia de información como un proceso aislado, y es necesario describir la interacción de éste con el resto de actividades en una empresa. La estrategia de información forma parte de la planificación de sistemas de información (SISP), que a su vez esta directamente relacionado con la tecnología de información (TI). Aunque la estrategia de negocio no este enlazada con la estrategia de información a priori, el éxito de un IS es precisamente lograr esa contribución y armonía entre ambas. En general, podríamos hacer una definición amplia de la estrategia de información como:
“Un conjunto de visiones, guías, metas y planes implícitos o explícitos referidos a los suministros y la de manda de la información formal en la organización, que intenta contribuir con los objetivos de la organización a largo plazo, mientras es capaz de ajustarse a su entorno.”
Con esta definición, el concepto de IS esta mas completo, y ademas, toma una mayor importancia dentro de la gestión de una organización, ya que ahora incluye a IS dentro del conjunto de estrategias corporativas, que contribuyen con lo objetivos de la compañía.
A medida que pasa el tiempo, el impacto de TI es mas notable, y su participación y apoyo en los modelos estratégicos es mayor. Un ejemplo es el modelo de alineamiento estratégico propuesto por Henderson y Venkatraman (1993), en el que se enlaza la planificación y gestión de negocios con la de tecnología de información. En este se definen 4 aspectos, la estrategia de negocio, los procesos de negocio, las estrategias de TI, y los procesos de TI. Este modelo es posible interpretarlo de dos maneras, la primera, inicia desde la estrategia de negocio, que impulsa los procesos de negocio pero también las estrategias TI, que a su vez dan origen a procesos TI, cuya respuesta inevitablemente afecta nuevamente al negocio. Y la segunda perspectiva, le da mayor protagonismo a las estrategias TI, ya que es ésta quien genera los procesos TI e impulsa la estrategia de negocio, para generar procesos de negocios que finalmente afectarán a la estrategia de TI.
Con la intención medir la calidad de la estrategia de información de una empresa en la actualidad, se han propuesto algunos modelos de estudio para su evaluación. Aunque visto desde otro punto, también puede servir de referencia a las empresas al momento incluir en la estrategia corporativa los componentes de los sistemas TI. Dicho de otro modo, tras el entendimiento de los siguientes aspectos es posible definir las bases de las estrategia de información en una empresa.El modelo que se presente se enfoca en cuatro aspectos fundamentales, como se observa en la siguiente figura. El Entorno, los procesos, la forma y el contenido de la información y los efectos posteriores de la estrategia de información son los cuatro componentes que definen el modelo, estos interactuan entre sí en un ciclo continuo debido a que “el entorno influencia a los procesos que producen el contenido, y los efectos de éste afectan directamente al entorno…” y así continua el ciclo.
En principio, el entorno se refiere a todos los eventos y condiciones que no forman parte de la propia estrategia de información, ni del proceso, pero es capaz de tener influencia sobre ambas. Básicamente se buscan factores de éxito, o a la inversa, causas de fallo. Las oportunidades y los recursos TI de la empresa son ejemplos de factores tecnológicos de entorno, externos e internos respectivamente, mientras que la estructura de la empresa y su posición frente a competidores hacen referencia a factores organizacionales.
Los procesos describen la manera en la cual la estrategia de información es creada o modificada. Esta sección tiene gran peso dentro del modelo, ya que hace referencia a las metodologías y herramientas utilizadas así como también a las personas involucradas, sus roles y responsabilidades.
La forma y el contenido se refieren a la información en sí. Por un lado, la forma se encarga de la regularidad de la documentación y por otro, el contenido describe aspectos como alcance, objetivos y la definición de reglas dentro de la estrategia.
Por ultimo, y podría considerarse el aspecto mas dificil de evaluar, son los efectos. Esto es debido a que en general en esta sección intervienen variables que son complicadas de cuantificar. Los efectos se alimentan de las referencias y documentos históricos en estrategias anteriores. Por ejemplo, podríamos mencionar al tiempo como variable, ya que los efectos de una estrategia de información, son altamente sensibles a él. El análisis de los efectos puede hacerse desde distintos niveles, desde un nivel micro a macro. Básicamente es saber como la estrategia de información utilizada:
- Afecta el desarrollo de un sistema.
- Afecta a la estrategia de negocios.
- Afecta a toda la organización desde un punto de vista general.
Tras la definición de este modelo, es posible establecer algunos criterios que permiten estimar la calidad de las estrategias de información, y a su vez valorar la participación de esta sobre la estrategia de negocio de la compañía.
