¿Sabes si la inversión que hiciste en TI fue una buena decisión?
INTRODUCCCIÓN
Anteriormente se ha identificado cómo hacer
un plan estratégico de tecnologías de la información y los aspectos prácticos ha tener en cuenta (ver aquí). Para este post, se parte del hecho de que se tiene dicho plan y ahora lo que se busca, es evaluar el retorno de la inversión realizada en TI y si los recursos alrededor de esto se van a gastar o no.
PROBLEMA
La tecnología de la información (TI) ahora representa una inversión financiera sustancial, de hecho representan grandes cantidades de dinero, por eso se hace necesario cuestionar los retornos de estas inversiones y saber si la apuesta por TI ha sido una decisión correcta. Cabe resaltar que estas cuestiones suelen hacerse en organizaciones donde han hecho inversión con alto riesgo, con costos ocultos y donde se han generando expectativas decepcionantes alrededor de esta inversión.
5 tipos de inversión de TI en las organizaciones
- Inversiones obligatorias
- Inversiones para mejorar el rendimiento
- Inversiones competitivas
- Inversiones de infraestructura
- Inversiones de investigación
Es recomendable no generalizar este problema, ya que estudios sugieren que al menos el 20% del gasto se desperdicia y entre el 30% y el 40% de los proyectos de TI no perciben beneficios netos (Willcocks, 1993). Sin embargo, se requiere avanzar en este sentido y es lo que a continuación se presentará.
PROBLEMAS A LOS QUE SE ENFRENTA
En gestión, la evaluación consiste en establecer por medios cuantitativos y/o cualitativos el valor de las TI para la organización.
La evaluación tiene en cuenta varios factores como los costos, beneficios, riesgo y valor. También implica un proceso organizacional precisamente para evaluarlos ya sea de una manera rigurosa o no.
Hay un problema grande para las organizaciones. Primero si quieren ser competitivas, no pueden darse el lujo de no invertir en TI, pero a su vez económicamente no pueden encontrar una justificación suficiente para los costos relacionados con la compra, el desarrollo y el uso de TI y entonces a la hora de la evaluación, esta última no puede proporcionar la base suficiente para realizar la inversión, por eso muchas veces el valor de estas inversiones se justifica más a menudo solo por la fe. Hay un comentario que resume lo anterior “no hay medidas confiables para evaluar el impacto TI”. Segundo, como si eso no fuera poco, al mismo tiempo se presentan otros problemas comunes que se resume en dos categorías:
- Los que tienen que ver con los costos, pues estos se subestiman (humanos y organizaciones), minimizan, exageran y se ocultan (costos totales en el presupuesto).
- Los que no se tienen en cuenta, como por ejemplo la escala de tiempo de los beneficios probables, los riesgos, los beneficios intangibles y las medidas apropiadas y el tiempo y esfuerzo de evaluación de un activo de capital.
MODELO O PAUTAS PARA EVALUAR LA ESTRATEGIA (PLAN ESTRATÉGICO QUE SE HA DEFINIDO)
Las malas decisiones por parte de los altos directivos a la hora de invertir en TI suele darse porque quieren hacer lo mismo que hace su competidor, es decir, si el competidor compró un software determinado, pues entonces la empresa tendrá también que comprarlo, lo que sucede aquí es que seguramente al competidor pueda que de verdad le sirva hacer esa inversión, pero para la empresa no, ya que esta compra no esta alineada con los propósitos de la empresa, ni siquiera se han tenido en cuenta, por lo que seguramente será una mala inversión y perdida de dinero y de otras cosas más que puedan salir como consecuencia, como por ejemplo la evaluación de TI no se puede hacer conjuntamente teniendo en cuenta los objetivos estratégicos con TI adquirido o implementado. Lo anterior es porque los métodos de evaluación más completos incluyen las dos cosas, la parte de negocios o estratégica de la empresa y la parte TI en la que se ha hecho la inversión; un método completo es el enfoque de economía de la información, proporcionando variedad de conceptos y técnicas para evaluar el valor comercial de las inversiones de TI, pero este debe ser adaptado, desarrollado y en algunos casos ampliado para satisfacer las necesidades de evaluación en diferentes organizaciones.
Si los altos directivos quieren evaluar TI en su empresa y saber ¿Dónde y qué TI les da valor agregado? Pueden utilizar el marco de McFarlan y McKenney (1983). Este marco es útil para clasificar los sistemas y luego a través de una discusión, demostrar dónde se ha realizado la inversión de TI y dónde se debe aplicar, a continuación se muestra este marco:
Otro método para relacionar la inversión en TI con las necesidades organizacionales es el desarrollador por Peters (1993). Básicamente es un mapa que tiene dimensiones, las cuales se han obtenido a partir de revisar principales preocupaciones de inversión en más de 50 proyectos de TI, a continuación se puede ver:
CONCLUSIONES
La información anterior es útil para los altos directivos de empresas cuando estos quieren saber si la inversión que hicieron en TI, realmente les va a retornar la inversión y que además, fue una buena decisión haber apostado por ello. Esta información permite entre otras cosas, hacer un alto en el camino dentro de la empresa, para que ella se cuestione si los métodos que esta empleando actualmente para evaluar la inversión en TI es la correcta (si es que lo están haciendo), ya que muchas de ellas lo están haciendo de una manera inadecuada. Como se pudo evidenciar, existen varios métodos para hacer esta evaluación, sin embargo no todos funcionan para todas las empresas y a pesar de que uno de ellos puede destacarse más que los otros, este mismo debe adaptarse, desarrollarse y en algunos casos ser ampliado para que verdaderamente funcione en todas las organizaciones, finalmente se sugiere incluir a las partes interesadas, teniendo en cuenta el grado de utilidad de las mismas en cada etapa de evaluación.
Referencias
Galliers, R. D., & Leidner, D. E. (Eds.). (2014). Strategic information management: challenges and strategies in managing information systems. Routledge.
Autor: Juan Manuel Chagüendo Benavides
