¿Por qué es importante la Gestión del Conocimiento en empresas de software?

En este artículo revisaremos el significado de la gestión del conocimiento bajo la perspectiva de la ingeniería de software y su importancia, así como las prácticas y estrategias que se llevan a cabo para la misma.

El valor de las empresas de software está, principalmente, en el conocimiento de sus empleados, por lo que resulta natural para una organización querer gestionar este activo intangible para lograr sus objetivos de negocio. Para la ingeniería de software, es crítico gestionar el conocimiento, ya que de su aprovechamiento depende el éxito de los productos de software, la correcta gestión de proyectos, y el valor agregado que se le otorga a los clientes.

¿Qué es el conocimiento?

Se puede entender el conocimiento como aquella familiaridad, conciencia o comprensión de alguien sobre hechos, información, descripciones o habilidades, la cual se adquiere a través de la experiencia o educación, mediante la percepción, el descubrimiento o el aprendizaje.

Visto como un activo en una empresa, el conocimiento tiene las siguientes características.

El uso de conocimiento no lo consume.
La transferencia de conocimiento no significa perderlo.
El conocimiento es abundante, pero la habilidad para usarlo es escasa.
Mucho del conocimiento valioso para la organización se va al final del día.

Esta paradoja entre lo que supone el conocimiento un activo que genera valor a una organización y lo complicado que es retenerlo en la misma constituye el reto de la gestión del conocimiento: convertir el conocimiento de los empleados en un conocimiento organizativo.

Los dos tipos de conocimiento: tácito y explícito

El conocimiento tácito es aquel que reside en la mente de la persona. Suele ser difícil de expresar y transferir porque tiene que ver más con el “know-how”, es decir, está relacionado con habilidades prácticas. Por su parte, el conocimiento explícito es todo aquel que puede ser contenido por algún medio tangible (texto, grabaciones, vídeos), y que se asocia con una comprensión teórica sobre un tema. No obstante, lo tácito del conocimiento no está en el conocimiento en sí, sino en la capacidad del propietario de transmitir dicho conocimiento. Es decir, lo que resulta fácil de articular para alguien, puede resultar muy difícil para otra persona. Generalmente, entre más tácito sea el conocimiento, más valioso resulta.

La gestión del conocimiento es un campo interdisciplinar propone métodos modelos para la captura, codificación, transferencia, y distribución del conocimiento en una organización.

Gestión del Conocimiento

Se define como un “método que simplifica el proceso para compartir, distribuir, crear, capturar, y entender el conocimiento de una organización”. Para esto, la organización debe diseñar estrategias, políticas, y procedimientos para generar una cultura que promueva la creación de conocimiento colectivo, así como su correcta utilización.

En este sentido, existen tres fases principales en la gestión del conocimiento.

Captura: consiste en obtener el conocimiento tácito y explícito desde sus fuentes.
Codificación: consiste en sistematizar y almacenar el conocimiento de la organización, y hacerlo disponible para las personas dentro de la misma.
Personalización: consiste en apoyar el flujo de información de la organización para tener una fuente centralizada de información que indique quién sabe qué.

La importancia de la Gestión del Conocimiento radica, como se ha mencionado anteriormente, en la dificultad de retener el conocimiento; es decir, a quienes lo poseen, dentro de la organización. Por ejemplo: si el desarrollador backend de una aplicación web renuncia o se enferma de gravedad, debería haber un mecanismo para evitar que la ausencia de este desarrollador (de su conocimiento), retrase el proyecto más de lo esperado, de manera que quien tome su lugar, pueda ponerse al día con las tareas del desarrollador que se ha marchado. Ciertamente, será más fácil para el sustituto continuar el trabajo si sabe qué estaba haciendo, cómo lo estaba haciendo, y por qué lo estaba haciendo su antecesor.

Estas estrategias anteriormente señaladas se concretan en prácticas que suelen corresponderse con dos escuelas de gestión del conocimiento, principalmente: la tecnocrática y la conductual.

La Escuela Tecnocrática

La escuela tecnocrática consiste en la implementación de sistemas y procesos para compartir conocimiento. Dependiendo del tipo de práctica que se implemente, se puede subdividir en tres escuelas:

De sistemas: que se basa en tecnologías para compartir conocimiento, mediante el uso de repositorios de conocimiento.
Cartográfica: que se enfoca en la creación de mapas y directorios de conocimiento.
Ingenieril: que se enfoca que procesos y flujos de conocimiento dentro de la organización.

La Escuela Conductual

Esta escuela consiste en diseños organizativos que promuevan, entre los empleados, el compartir conocimiento. Teniendo esto en cuenta, se puede subdividir, también, en tres sub-escuelas:

Organizativa: que trata con la creación de redes para compartir conocimiento.
Espacial: que busca mejorar la distribución de puestos de trabajo para promover el compartir conocimiento.
Estratégica: que consiste en considerar el conocimiento como esencial en la estrategia de una organización.

¿Cómo se aplicar Gestión del Conocimiento en empresas de software?

De acuerdo con investigadores, la creación de repositorios de conocimiento puede resultar más efectiva en procesos de software más tradicionales. Sin embargo, de debe tomar en cuenta que una gestión del conocimiento exitosa no debe centrarse exclusivamente en la codificación del conocimiento. Asimismo, la implementación de soluciones tecnológicas suele ser muy costosa, así que la relación costo/beneficio de este tipo de prácticas debe analizarse cuidadosamente. Cabe destacar que esta escuela es la más longeva, por lo tanto, se tiene más información en cuanto a cómo establecer sistemas de repositorios de una manera satisfactoria.

Por su parte, la escuela conductual encuentra su nicho en las metodologías ágiles. Esta escuela también puede ser menos costosa de implementar ya que no dependen de un sistema tecnológico sofisticado para la gestión del conocimiento. En específico, el éxito de la escuela organizativa se basa en la creación de redes sobre relaciones ya existentes; se trata de aprovechar lo que ya existe. La principal desventaja de la escuela conductual es que no deja en claro el proceso de codificación del conocimiento, el cual es muy beneficioso para la capacitación de nuevo personal, por ejemplo.

Conclusiones

En este artículo conocimos principios básicos sobre el conocimiento y la gestión del mismo a través de escuelas tecnocráticas y conductuales, así como su aplicación en empresas de software, y algunas de sus ventajas y desventajas.

Definitivamente, la gestión del conocimiento es indispensable para empresas de software, ya que es en el conocimiento donde reside el valor de sus procesos y sus productos. El reto está en aplicar una estrategia apropiada a las características de la organización, que permita transferir el conocimiento de los empleados hacia la cultura organizativa de la misma, logrando así la retención de tan valioso activo.