Evaluación de proyectos IT: Análisis Costo/Beneficio + ¿Que?

La adopción de una nueva plataforma de TI y SI, es un proceso largo, complejo y agotador, pero curiosamente necesario. Una buena gestión de ambos, representará grandes beneficios a largo plazo en la organización.

La gestión de la tecnología debe verse como un proceso de negocio también, que facilita el desarrollo de la infraestructura de la empresa, mejorando aspectos como tiempo, organización, y en general, sus servicios.

Pero, ¿Que hace tan difícil introducir a TI y SI en el entorno de la empresa? Hay muchas razones, en general se debe a que muchos aspectos en el dominio TI/SI son intangibles y necesitan un modelo de gestión y evaluación distinto a los aplicados a los modelos de negocio convencionales.

Esto hace que sea mas complicado medir, los costos, la inversión y los beneficios relacionados con cualquier proyecto tecnológico. A nivel de negocio, la evaluación de cualquier proyecto se centra en los beneficios y costos financieros directos, en general a corto o mediano plazo. En el caso del ámbito tecnológico, estos modelos de evaluación no son adecuados, sino que es necesario un modelo de evaluación que considere costos indirectos, beneficios intangibles y no financieros.

A través de este artículo presentaremos algunas consideraciones acerca de como tratar y que tener en cuenta al momento de evaluar un proyecto tecnológico de estas características, y así brindar una oportunidad de aprendizaje para aquellas compañías que buscan una ventaja competitiva a través de la administración efectiva de nuevas tecnologías.

En principio, al comenzar un nuevo proyecto se tienen en consideración, una serie de factores a analizar, en este caso, nos enfocaremos en dos, los cuales tendrán un tratamiento especial en el caso de ser un proyecto que involucre Tecnología y Sistemas de Información: Costos y Beneficios

BENEFICIOS

Los beneficios de un proyecto no siempre son unicamente financieros, en el caso de los proyectos de implantación de una nueva plataforma tecnológica en una organización, ocurre este escenario. Según la literatura, una manera de analizar los beneficios, es a través de la representación de tres grupos:

1) Beneficios de Producción

Se refiere a como la complementación de la plataforma contribuirá en el crecimiento de la empresa y su repercusión en el mercado.

2) Beneficios Tácticos:

Se refiere a como cambiará la estructura táctica de la empresa a partir de la plataforma. Considera si el proyecto mejora el trabajo en el equipo, la gestión de la información, facilita la planificación, y permite la integración con otras funciones de negocio

3) Beneficios Operacionales

Incluye todos los beneficios con respecto a la modificación de la linea de trabajo de la empresa. Considera beneficios en reducción de costos, de uso de materia prima, tiempo empleado en algunos proceso, etc.

COSTOS

Una vez mas, el tradicional análisis Costo/Beneficio también se ve modificado, y esto es debido a que los costos de complementación de nuevas plataformas, no son solo tangibles, como los conocidos: instalación, mantenimiento, respaldo, etc. Nuevas tecnologías además de estos costos exigen la consideración de el factor humano y organizacional que interactuarán con dicha tecnología.

Las implicaciones humanas y organizacionales asociadas con la adopción de nueva tecnología (y su gestión) a menudo se pasan por alto, o simplemente se ignoran. Sin embargo, tales factores pueden afectar significativamente el éxito o el fracaso de las inversiones de TI / SI.

Por ejemplo una empresa de ventas que implemente una plataforma para el almacenamiento de datos de sus pedidos, sin el debido entrenamiento y la capacitación a sus operadores, sobre el funcionamiento del sistema, puede generar un efecto de bola de nieve, que comienza con el mal uso del sistema, problemas de carga de datos, retraso en pedidos, disminución de la productividad, caída de la producción, y sigue.

Por esto es necesario, que todos sus trabajadores estén al tanto de como una nueva tecnología, se aplicará en la empresa y a su vez como afecta cada una de las labores y operaciones que realiza. Es muy sencillo, esto se debe a que el ser humano es resistente al cambio, y cuando se acostumbra a una manera de realizar una tarea, lo hace aún mas resistente.

A nivel de organización, algunos costos vienen dado no solo por la implementación de la nueva tecnología, sino también por el ajuste de esta con la estructura de datos de la propia empresa. Cualquier nueva tecnología a implementar debe ser adaptada al entorno TI actual de la compañía, por lo que es probable que sea necesario un rediseño de algunas funciones organizacionales, para esto es necesario un personal capacitado para el desarrollo, implementación y buen funcionamiento del sistema, y a su vez, una integración entre los diversos dominios o departamentos en los que el sistema se ve involucrado.

Estos factores son costos indirectos y tienen un impacto significativo en el éxito percibido del SI y deben ser reconocidos como problemas de implementación durante la evaluación del sistema.

¿COMO SE CONSIDERAN ESTOS COSTOS?

Los costos no son determinados, y dependiendo del dominio de cada empresa, existirán unos y otros no. Lo importante es familiarizarse con el concepto y tener la capacidad de encontrar cada uno, y tenerlos en cuenta al momento de evaluar una inversión.

En conclusión, las nuevas tecnologías exigen cambios constantes en todo lo que hacemos, a nivel organización, evaluar la implementación de una nueva tecnología no se escapa de esto. Los modos tradicionales de evaluación de proyectos TI/SI, son inapropiados al contabilizar las implicaciones de la inversión, beneficios y costes . Esto debido a que los beneficios resultantes son intangibles y a veces no financieros, por lo que el modelo de análisis no respalda el despliegue eficiente y efectivo de proyectos tecnológicos.