Organización – Grupo 1 DPIDi

El propósito de la organización es definir y establecer las estructura de responsabilidades y rendición de cuentas del proyecto.

Managing Successful Proyects with PRINCE2

¿Quién, cómo y por qué debe estar involucrado en la organización?

Todo proyecto requiere una estructura de gestión adecuada y una metodología de comunicación desde el primer momento para que éste alcance el éxito. Para que sea posible, es necesario definir roles y responsabilidades, es decir, crear una estructura organizativa.

Las partes interesadas

Para que establecer estos roles y responsabilidades correctamente, en primer lugar debemos tener claras las partes interesadas en el proyecto.

La estructura

Por otro lado, normalmente las personas encargadas de las decisiones más importantes de los proyectos no disponen de tiempo como para estar involucradas en el día a día del proyecto, pero estos necesitan una gestión diaria para poder llegar a buen puerto.

Por ello PRINCE2 considera 4 niveles de gestión, separando de forma efectiva la gestión de la dirección usando el principio de gestión por excepción.

Requisitos mínimos de PRINCE2 para la organización

Para poder estar acorde con PRINCE2 un proyecto debe cumplir, al menos, con los siguientes requisitos:

• Definir una estructura organizativa y roles que al menos cubran todas las responsabilidades descritas en los roles de PRINCE2.
• Documentar las reglas para delegar las responsabilidades de la autoridad de cambios.
• Establecer un enfoque de gestión para la comunicación entre todos los interesados y/o afectados por el proyecto.

Además, se deben crear al inicio y mantener durante todo el proyecto los siguientes dos productos:

• Un documento que describa los medios y frecuencia para la comunicación entre los interesados y/o afectados por el proyecto.
• Un documento que defina cómo se gestiona el proyecto, especificando la estructura del equipo y sus roles.

La gestión del proyecto y los roles

PRINCE2 exige que ciertos roles sean cubiertos en cualquier proyecto, de ellos los ejecutivos, usuarios senior y proveedores senior; forman la junta del proyecto. Esta junta tiene la autoridad y la responsabilidad sobre el proyecto acordes a los objetivos de este fijados por el cliente, la empresa o la gerencia. Además, PRINCE2 requiere que en la junta del proyecto se encuentren representados los intereses de las tres áreas antes descritas: negocio, usuario y proveedor.

En la siguiente infografía se puede encontrar una descripción de los roles requeridos por PRINCE2:

Combinando roles

No necesariamente estos roles tienen que ser siempre desempeñados por personas distintas, se pueden combinar respetando las siguientes restricciones:

• Los roles de ejecutivo y jefe de proyecto no pueden ser combinados.
• No puede existir más de un ejecutivo o más de un jefe de proyecto.
• La responsabilidad sobre el éxito del proyecto del ejecutivo no puede ser delegada.
• La junta del proyecto no debería asignar ningún rol de aseguramiento del proyecto al jefe de proyecto, jefes de equipo o responsables del soporte del proyecto.

Aparte de estas directrices, también debería tenerse en cuenta que no pueda existir ningún conflicto de responsabilidades al asignar más de un rol a la misma persona pues podría acarrear problemas. En especial no se recomienda combinar el rol de usuario y proveedor senior por posible conflicto de intereses.

En resumen

En este post hemos tratado los siguientes aspectos que son claves para cubrir correctamente la organización:

• Los roles clave para una organización efectiva.
• Los cuatro niveles de gestión del proyecto.
• Los requisitos mínimos de PRINCE2 para el tema de organización.
• Las partes interesadas en participar en la organización.

Fuentes y recursos

• Managing Successful Projects with PRINCE2
• Canva

Autores

• Javier Gallego
• Eduardo Hilario
• Elena Magán
• Tomás Pérez