Project Portfolio Management
¿Qué es ITPM?
Es la dirección de las Tecnologías de Información (TI) como una portafolio de activos, similares a un portafolio financiero y tratando de mejorar el rendimiento del portafolio equilibrando el riesgo y su rentabilidad.
ITPM (Information Technology Portfolio Management), ha evolucionado hasta convertirse en una combinación de prácticas y técnicas que se utilizan para medir y aumentar el rendimiento de las inversiones individuales y combinados de tecnología, como existente y las planificadas, así reduciendo el riesgo. Un portafolio de inversión comprende todos los proyectos y activos de TI directos e indirectos, incluyendo la infraestructura, los contratos de outsourcing y licencias de software.
¿Por qué es tan difícil su aplicación?
(1) Líderes de TI poseen conocimiento de la metodología ITPM.
(2) Pese al conocimiento, muchas organizaciones no aplican procesos alineados a ITPM.
(3) Las compañías que aplican ITPM no son tan eficaces como se espera.
(4) Las compañías que aplican ITPM logran una ganancia relativa de rendimiento.
(5) Las compañías que son incapaces de implementar ITPM eficazmente se ven impedidas por obstáculos similares.
¿Cuáles son los niveles?
- Ad Hoc (State Zero): Etapa donde se toman desiciones de la inversión, analizando las necesidades, así evitar esfuerzo y gasto innecesario.
- Defined (State One): En esta etapa se han identificado y documentado los componentes clave del portafolio de TI, la estimando aproximadamente los costos y beneficios.
- Managed (State Two): En esta etapa se define un proceso de ITPM normalizado, que permite seleccionar los proyectos objetivos y que tiene un vinculo con la estrategia del negocio.
- Synchronized (State Three): En etapa se resalta la importancia de la sincronización dentro los equipos de gestión de TI, que deben alinear los portafolios de inversión con la estrategia del negocio. Contar con las respectivas métricas para medir el valor de un proyecto durante el ciclo de vida del mismo. También, se debe contar con retroalimentación frecuente a los Stakeholders.
¿Cuáles son las barreras?
- Durante una mala ejecución del proyecto:
- Métricas y proceso de medición: Al no medir, no hay forma real de determinar si se está mejorando. Y, si no se está mejorando, que se está perdiendo.
- Recursos y habilidades: El personal que participa en los proyectos, deben poseer el conocimiento mínimo requerido para ejercer las tareas que se les ha asignado.
- La división interna entre TI y el negocio:
- Alineación con el negocio: La falta de comunicación entre el CIO (Chief Information Officer) y los Stakeholders. Carencia de conocimiento básico de los sistemas.
La superación de estas barreras, implica que se debe capacitar al personal o se debe contar con personal con habilidades requeridas en el desarrollo del proyecto.
¿Cuáles son las estrategias?
- Implementación en fases. Para la implementación de esta etapa se definieron las siguientes dimensiones:
- Organización: Se concentra sobre un área de negocio/presupuesto especifico, la aplicación de ITPM.
- Componentes: Se agregan al portafolio recursos de infraestructura.
- Analítico: Error común, es tener demasiadas métricas. Para el monitoreo, se requiere una docena, las que vinculan la toma de decisión.
- Ciclo de vida: Ajustar continuamente las métricas, como acciones durante la ejecución del proyecto a través del ciclo de vida.
- Proceso de actualización de ITPM:
3. Preparar y entrenar personal. La formación del personal en el proceso de ITPM, como en otros habilidades, permite desarrollar mejores métricas para definir el éxito o fracaso de una situación particular.
4. Participación del negocio desde el inicio. Clave fundamental para reducir las diferencias entre el negocio y tecnología, es empezar con la comunicación desde el inicio. Se debe comunicar la visión, la estrategia y objetivos de TI en la organización.
Conclusión.
Siguiendo todos los pasos para establecer o actualizar el ITPM y tomando las mejores practicas, para así adaptarlas a los propios, las organizaciones pueden hacer de este proceso su ventaja competitiva.
Created by: Mat Max Montalvo Martínez
