Characteristics in Project Portfolio Management in Practice and Context

Inicialmente vimos la gestión del portafolio de las tecnologías de información – ITPM, su importancia, las problemáticas durante su implementación y desafíos/estrategias para aplicarlos. Ahora, analizaremos el comportamiento y el valor agregado de la gestión de los portafolios de proyectos durante la práctica cotidiana y en un contexto.

La gestión de los portafolios de proyectos, se ocupa de la coordinación y control de todos los proyectos que forman parte de los objetivos estratégicos de la compañía y compiten por los recursos, por medio de los cuales los gerentes deben dar prioridad entre los proyectos para obtener beneficios estratégicos. Actualmente, tenemos una variedad de metodologías que nos guían sobre cómo se debe seleccionar y gestionar el portafolio de proyectos. La asignación de recursos aptos, la alineación del portafolio con la estrategia corporativa, los cambios de alcance y la evaluación a lo largo de la ejecución de los proyectos, son muchos de los tipos de problemas que pueden ser extremadamente relevantes para el éxito en la gestión del portafolio.

CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE GESTION DE PORTAFOLIO DE PROYECTOS:

Dentro de la practica:

Toma de decisión intuitiva y proceso de negociación: Las personas y organizaciones, no suelen ser conscientes de las numerosas decisiones que se toman en la vida diaria. Las habilidades o técnicas para tomar decisiones pueden desarrollarse. Las decisiones se pueden tomar usando un proceso específico (racional o estructurado), de forma innata o por si solos (intuitivo o no estructurado).

Componentes/Habilidades del director PPM: Ser un director no implica que tenga la habilidad inherente para llevar a cabo una gestión eficaz o conocer las respuestas a todas las preguntas que pueden plantearse hasta el momento de una entrega. De hecho, lo que distingue la calidad en el área de dirección de proyectos son las habilidades. La toma de decisiones gerencial es limitada racionalmente y influenciada por factores situacionales.

Acción en situaciones especificas: La gestión del portafolio de proyectos no es estática, sino que los cambios se basan en la nueva información y que aprendemos de ella.

Dentro de un contexto:

El éxito en la práctica, depende de la dinámica y las complejidades del contexto: Se necesitan diferentes tipos de prácticas para diferentes contextos: algunos pueden ser menos formalizados y racionales que otros.

Riesgos, incertidumbres y cambios que afectan en la práctica: La gestión del portafolio de proyectos como adaptación y el camino para entender y aprovechar la información externa para moldear decisiones y acciones.

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CÓMO RESOLVER:

Mediante negociación y/o regateo: En la práctica, las acciones de los gerentes y la toma de decisiones involucran la intuición, negociación e inclusive regateo.

Negociar es un término que es confundido muy a menudo con el regateo. Regatear es una pequeña fracción del gran entero que es la negociación, es una discusión entre el cliente y el vendedor, que tratar de llegar a un acuerdo “razonable”. Por desgracia, la palabra “razonable” pierde significado en la acción del regateo. El que compra quiere torcer el brazo del que vende y se siente muy feliz al lograr un monto ínfimo; muchas veces, al regatear se traspasan los límites de la salud del negocio. Nadie sale beneficiado de una negociación ventajosa al poner contra las cuerdas a un proveedor o a un comprador.

Lo primero que hay que entender es que negociar no es una carrera en la que gana el que cruza primero la línea de meta. Cuando eso sucede, la negociación resultó fallida. Una transacción exitosa se logra cuando ambas partes traspasan el umbral al mismo tiempo. Es decir, cuando ambos finalizan satisfechos del resultado y estarían dispuestos a repetir la experiencia.

PPM a través de la reconfiguración en un contexto específico: En el contexto, que es más dinámico que estático, incierto y evolutivo. Por lo tanto, los cambios dentro de la gestión del portafolio, debe poder reconfigurar el alcance del mismo.

PPM mediante negociación, regateo y la reconfiguración en un contexto especifico: En la practica, como en el contexto, podemos hacer uso de ambas.

CONCLUSIONES:

Podemos resumir que se presentan dos perspectivas alternativas para complementar el proceso de decisión racional: ver la gestión del portafolio como negociación y regateo, y como una estructura reconfigurable. La presentación anterior, trabamos a la gestión del portafolio de proyectos como una solución sistémica a objetivos y en un entorno que se asumen como estático, la mientras que en este estudio, se localiza en la conducta y la organización abarcan una naturaleza dinámica y compleja entre la práctica y el contexto.