Cuatro Factores de Priorizacion Para Transformar Su Proceso de Planificación Ágil en Valor

“Los deseos dictan nuestras prioridades, las prioridades moldean nuestras elecciones y las elecciones determinan nuestras acciones.”

Dallin H. Oaks

Sea la planificación para sus próximas vacaciones o los requerimientos para el desarrollo de una página web, la mayoría de proyectos tienen una gran cantidad de actividades que deben ser cumplidas dentro de un espacio de tiempo y presupuesto. Sabemos que la forma más eficiente de realizar nuestras tareas es realizando las mas importantes primero, pero como determinamos cuales son las más importantes o prioritarias?.

La prioridad como tal significa “colocar en un orden anterior a una actividad sobre otra”, esta como proceso es llamada priorización que significa “la clasificación de un grupo de elementos en orden de importancia o urgencia sobre la base de la capacidad para llevarlos a cabo de forma oportuna”. La priorización es una actividad que realizamos a diario. Constantemente decidimos y dirigimos nuestros esfuerzos a alguna tarea. Claro esta que determinar la prioridad en nuestra vida diaria en general no representa una tarea complicada, sin embargo, en otras ocasiones como en el desarrollo de software resulta una tarea extremadamente complicada.

Ágil nos indica que la mejor forma de realizar la priorización es en función del valor que significa para el negocio, pero esta premisa es vaga y pocas veces útil, debido a que debemos definir que es el valor para el negocio.

El problema de priorizar

La priorización de requerimientos en todas las metodologías de desarrollo de software es considerada una actividad muy importante, pero es especialmente crítica en metodologías agiles. El objetivo de priorizar es ordenar los elementos del backlog de acuerdo con la importancia y el valor que significan para el usuario.  Sin embargo, a menudo el equipo tiene un bajo entendimiento del valor para el negocio de las funcionalidades individuales y usualmente tienen la libertad de elegir la prioridad de estas.

Imagine que está construyendo una página web para realizar comercio electrónico. Se tienen dos características pendientes, pero solo el tiempo y presupuesto para completar una. Debe elegir entre permitir al carrito de compras aceptar pagos en línea o dar soporte a cliente a través de chat. Se puede desear ambas, pero la característica de recibir pagos en línea resulta ser la elección obvia debido a que no se puede continuar con el proceso de compra sin esta característica.

Fuera de este contexto de priorización relativa, las decisiones de priorización son mucho mas complejas. Imaginemos ahora que las dos características pendientes son aceptar pagos a través de tarjetas Visa o tarjetas Mastercard. En este caso la decisión es bastante difícil y complicada ya que puede generar una terrible experiencia de usuario. Por lo que en este sentido es necesario decidir entre verificar el conjunto de características y dejar de lado alguna otra a fin de incluir estas dos características o en el peor de los casos evaluar los clientes, la cantidad de clientes, monto de compras realizadas, entre otras consideraciones que determinaran la elección de una u otra tarjeta y tomar la decisión en función del valor que podría generar.

Factores de Priorización

Expuesto el problema de priorización se presentan cuatro factores que debemos considerar cuando priorizamos el desarrollo de nuevas características.

1. Valor

Quizás uno de los factores mas obvios, pero este factor es enfocado desde el punto de vista de los ingresos que podrá obtener el negocio con la inclusión de las nuevas características. Usualmente se mide en función del impacto financiero en un periodo de tiempo, realizando la proyección de la eficiencia operacional y de ingresos a mínimo dos años o más. Cuatro buenas formas de evaluar el flujo de caja son el valor presente neto, retorno o tasa interna, periodo de recuperación y periodo de recuperación descontado. Estos valores se calculan para cada conjunto de características o también llamados temas permitiendo al product owner y al equipo tomar decisiones mas acertadas sobre las prioridades de los temas (Cohn, M. 2005, p.91-95). Sin embargo, debido a la complejidad de determinar el valor se puede hacer uso de métodos de medidas no financieras que cambian el enfoque hacia el deseo o expectativas de los usuarios existentes y nuevos para representar el valor. La priorización del deseo puede ser realizada a través de dos enfoques, el análisis de Kano y Pesos Relativos (Cohn, M. 2005, p.111-117).

El Modelo de Kano 

Basada en la satisfacción del usuario con respecto al nivel de funcionalidad que brindan las características de nuestro producto. Las categorías pueden caer en cuatro categorías, dependiendo de cómo el usuario reacciona a las características ofrecida.

• Rendimiento: características que se comportan de acuerdo con lo planeado
• Debe Haber: características esperadas por el usuario, si el producto no las tiene se considera incompleto o mal planeado
• Atractivo: características inesperadas que causan una reacción positiva
• Indiferente: características cuya presencia o ausencia no modifican el valor del producto.

A fin de descifrar el sentimiento del usuario con respecto a las características del producto, aplicamos el cuestionario de Kano conformado por dos preguntas, consultando al usuario como se sentiría teniendo esa característica (forma funcional) y sin tener esa característica (forma disfuncional) teniendo como posibles respuestas, “me gustaría”, “la esperaba”, “soy neutral”, “puedo aceptarla” y “no me gusta”. 

Para cada característica de nuestro producto, realizamos las preguntas y para cada par de respuestas ubicamos a la característica dentro de su categoría correspondiente de acuerdo con la siguiente matriz.

Sobre el conjunto resultante podemos aplicar dos análisis, el análisis discreto donde se obtiene la categoría final de la característica de acuerdo con la categoría con mayor frecuencia y el análisis continúo dando un valor numérico a la respuesta funcional y disfuncional y mostrado en un gráfico de dos dimensiones. La forma de priorizar es siguiendo el orden “Debe Haber”, “Rendimiento”, “Atractivo” e “Indiferente”.

Pesos Relativos

Similar al modelo de Kano evalúa la satisfacción del cliente en la presencia o en la ausencia de la característica siendo la diferencia el uso de juicio de expertos para la priorización de características. Cada característica es evaluada por el equipo de proyecto en función del beneficio de su implementación y las penalidades de no implementarla, asignando una calificación de 1 a 9, en ocasiones el peso del beneficio es duplicado para dar una mayor prioridad a la presencia. Para cada característica son sumadas los beneficios y penalidades y colocados como valor total, es valor es usado para determinar la contribución relativa de cada característica dividendo su valor total entre la sumatoria de valores totales. A su vez, se define la estimación de cada característica en puntos de historia o días efectivos a fin de obtener el costo que es el resultado de el valor de la estimación de características entre la sumatoria de estimaciones. Finalmente se calcula la prioridad que es el resultado de la división del valor en porcentaje entre el costo en porcentaje, los números mas grandes representaran mayor prioridad debido a que crean mas valor por el esfuerzo invertido en ellas.

2. Costo

El costo es un factor ampliamente determinante en la priorización de las características. Además, un aspecto poco entendido es que el costo puede variar en el tiempo en función del conocimiento y de los riesgos. Teniendo en cuenta la variación del costo en el tiempo la mejor forma de reducir los costos de cambios en la implementación de características es dejarlas para el final, cuando no hay mas tiempo para realizar cambios. Normalmente el costo es medido en función del tiempo que tomara el desarrollo de la característica, como sabemos y en nuestros tiempos el tiempo es dinero. Usualmente la mejor forma de priorizar el costo es estimando en puntos de historia o días ideales y transformándolos en dinero (Cohn, M. 2005, p.81). Suponiendo que sumando los salarios de todas las personas involucradas en el desarrollo de un proyecto obtuviese un total $30 000 en un mes y que durante ese mes el equipo desarrollo 40 puntos de historia, podemos entonces determinar que el costo de 1 punto de historia es de $750. Considera el valor anterior si tuviese que priorizar dos características de 10 o 20 puntos de historia que tienen el mismo valor la elección considerando valor sobre costo seria la de 10 puntos ya que le significaría una inversión de $7500.

3. Nuevo Conocimiento

La adquisición de nuevo conocimiento es un factor clave en el desarrollo del proyecto, debido a que en un inicio el conocimiento es vago y desconocido, pero al final del proyecto es claro y entendible. El conocimiento adquirido puede ser clasificado en dos áreas de conocimiento sobre el producto y sobre el proyecto. El conocimiento sobre el producto consiste en definir qué es lo que deseamos desarrollar, las características a ser y no ser incluidas. Entre más conocimiento se tenga sobre el producto la toma de decisiones sobre la naturaleza y las características del producto serán más precisas. El conocimiento del proyecto define como se realizará la creación del producto, que pueden incluir aspectos acerca de las tecnologías a ser usadas, sobre las habilidades del equipo, sobre el funcionamiento del equipo y otros (Cohn, M. 2005, p.82).

El objetivo de adquirir nuevo conocimiento es reducir la incertidumbre. Al inicio del proyecto existe incertidumbre sobre las características que deben ser incluidas, la forma en cómo se construirá el producto. La adquisición de nuevos conocimientos toma tiempo, por lo que la forma de adquirir nuevos conocimientos sobre el producto consiste en el desarrollo de lanzamientos funcionales mostrados al cliente provocando la recopilación de la retroalimentación dada por este, el refinamiento de opiniones y en ajustes en la planificación. A su vez la adquisición de nuevos conocimientos sobre el proyecto se dará conforme se aprenda más sobre como se desarrollará el producto.

4. Riesgo

Como sabemos todos los proyectos contienen una gran cantidad de riesgos. Podemos entender al riesgo como cualquier factor que impida o retrase la consecución del proyecto.  Dentro de los riesgos que podemos afrontar encontramos:

• Riesgos de programación
• Riesgos funcionales

A su vez los riesgos pueden ser clasificados como riesgos tecnológicos o riesgos de negocio. La mejor forma de priorizar es el riesgo es no dar supremacía absoluta al riesgo o al valor, es decir, considerar riesgo y valor como par. Por lo tanto, podemos encontrarnos con características que son altamente deseadas por el cliente pero que significan un alto riesgo de desarrollo como el uso de tecnologías no probadas, integración con otros sistemas, innovaciones técnicas o cualquier otro similar. Sin embargo, desarrollarlas en una primera etapa entregaran alto valor y eliminara un riesgo significativo. Continuando con características de alto valor y bajo riesgo, bajo valor y bajo riesgo que pueden ser eliminadas de acuerdo con la expectativa del usuario y finalmente con las de bajo valor y alto riesgo que en la medida de lo posible se recomienda excluirlas del proyecto. Debemos considerar que el riesgo y el valor de una característica puede variar en función del tiempo, debido a mejoras en el entendimiento y conocimiento sobre estas (Cohn, 2005, p.84-86).

Combinando los cuatro factores

El primer criterio de priorización consiste en la relación entre valor y costo colocando las características de mayor valor sobre costo al día de hoy como prioridad. Sobre la lista priorizada aplicamos los otros dos factores de priorización de nuevo conocimiento y riesgo para modificar su posición sea para escalar o degradar su posición. Normalmente el product owner presenta la lista prioridades para ser modificada de forma ligera basado en el juicio de expertos realizado por el equipo de proyecto.

Suponiendo la priorización de la característica de integración de correo electrónico como medio de marketing, realizando un análisis no financiero esta característica puede tener una prioridad media ya que los clientes pueden o no querer recibir ofertas a través de su correo, sin embargo, desde el punto de vista del negocio esta característica genera mucho valor incentivando las compras en los clientes obteniendo una prioridad alta. A su vez el costo de incluir esta característica es relativamente económico sea por un desarrollo propio o como servicio. Por otra parte, podemos encontrarnos en escenarios donde el equipo de proyecto no tiene conocimientos con la integración de servicios de correo dentro de la aplicación lo cual representa un alto riesgo debido a la falta de conocimiento, al tiempo de aprendizaje e implementación de esta característica por lo tanto siguiendo las consideraciones de nuestros factores esta mantiene una prioridad alta. Finalmente esta priorización puede ser revisada por el equipo de proyecto a fin de confirmar o ajustar su posición con respecto a otras características o su nivel de prioridad.

Autor: Renzo Rivera Zavala.

Imagen de portada: (Schultz, 2013) Rueda de la Priorización. [Imagen]. Recuperada de http://www.leanhealthcareexchange.com/the-executive-steering-committee-explained-why-do-you-need-it-what-is-its-purpose/

Imagen modelo Kano: (Zacarias, 2015) Categorias de Caracteristicas. [Imagen]. Recuperada de https://foldingburritos.com/kano-model/

Infografía: elaboración propia.

Referencias

Cohn, M. (2005). Agile Estimating and Planning. Prentice Hall PTR.

Schultz, B. (2013). Lean Healthcare Executive Steering Committee. Retrieved December 8, 2017, from http://www.leanhealthcareexchange.com/the-executive-steering-committee-explained-why-do-you-need-it-what-is-its-purpose/

Zacarias, D. (2015). The Complete Guide to the Kano Model – Folding Burritos. Retrieved December 8, 2017, from https://foldingburritos.com/kano-model/